Gente

Klachtencommissie

Binnen S.V. Gente is een klachtencommissie actief voor leden die een klacht willen indienen over een gebeurtenis, situatie of het gedrag van iemand binnen de vereniging. Een klacht kan bijvoorbeeld gaan over ongewenst of grensoverschrijdend gedrag, maar ook over andere situaties binnen de vereniging waar je ontevreden over bent of waar je je niet prettig bij voelt.

De klachtencommissie zorgt ervoor dat een klacht zorgvuldig en serieus wordt behandeld. Daarbij krijgen zowel degene die de klacht indient als degene op wie de klacht betrekking heeft de mogelijkheid om hun kant van het verhaal te vertellen.

Heb je een klacht of wil je eerst overleggen over een situatie? Dan kun je contact opnemen met de klachtencommissie via Secretaris@maslowsv.nl.

Wil je liever eerst met iemand praten zonder direct een klacht in te dienen? Neem dan contact op met een van onze vertrouwenscontactpersonen (VCP's). Zij kunnen naar je luisteren, met je meedenken en je ondersteunen bij het bepalen van een eventuele vervolgstap.

Wat doet de klachtencommissie?

De klachtencommissie:

1. behandelt klachten die binnen S.V. Gente worden ingediend;
2. onderzoekt de klacht en hoort de betrokken partijen;
3. kan, wanneer dit nodig is, getuigen of deskundigen raadplegen;
4. zorgt voor een zorgvuldige en onafhankelijke behandeling van de klacht;
5. doet op basis van het onderzoek uitspraak over de klacht;
6. adviseert het bestuur over eventuele maatregelen of vervolgstappen;
7. kan het bestuur adviseren over tijdelijke maatregelen gedurende het onderzoek;
8. adviseert het bestuur over het beleid van S.V. Gente wanneer daar aanleiding toe is.

De klachtencommissie staat los van het bestuur en de commissies van S.V. Gente. Leden van de klachtencommissie hebben geen functie binnen het bestuur of een commissie van S.V. Gente. Hierdoor kan een klacht zo onafhankelijk mogelijk worden behandeld.

Hoe verloopt een klacht?

Wanneer je een klacht indient, wordt eerst besproken wat er is gebeurd en wat je nodig hebt. De klachtencommissie kijkt vervolgens samen met jou welke manier van behandeling het beste bij jouw situatie past. Er kan worden gekozen voor een informele of een formele klachtenprocedure.

1. Informele klachtenprocedure

Wanneer je de situatie graag op een laagdrempelige manier wilt oplossen, kan worden gekeken of een informele oplossing of bemiddeling mogelijk is.

1.1. Afspraken over bemiddeling
De klachtencommissie bespreekt met de betrokken partijen of bemiddeling mogelijk en wenselijk is en maakt hierover afspraken.

1.2. Inventarisatie
De klachtencommissie brengt de situatie en de wensen van de betrokkenen in kaart en bespreekt mogelijke oplossingen.

1.3. Is de klacht opgelost?

1. Ja: de gemaakte afspraken worden vastgelegd en de behandeling van de klacht wordt afgerond.
2. Nee: wanneer de klacht niet wordt opgelost of een informele aanpak niet passend blijkt, kan worden overgegaan naar de formele klachtenprocedure.

2. Formele klachtenprocedure

Bij een formele klachtenprocedure onderzoekt de klachtencommissie de klacht zorgvuldig. Hierbij krijgen alle betrokkenen de mogelijkheid om hun verhaal te vertellen.

2.1. Onderzoek
De klachtencommissie onderzoekt de klacht en kan, wanneer dit nodig is, getuigen of deskundigen horen.

Tijdens het onderzoek kan de klachtencommissie het bestuur adviseren om tijdelijke maatregelen te nemen.

2.2. Uitspraak en advies
Na het onderzoek komt de klachtencommissie tot een uitspraak. Daarnaast kan de klachtencommissie het bestuur adviseren over eventuele maatregelen of andere vervolgstappen.

Het bestuur neemt vervolgens, waar nodig, een beslissing en draagt zorg voor de uitvoering daarvan.

2.3. Afronding
Na afronding van de klacht wordt de behandeling afgesloten. De klachtencommissie registreert de klacht en de behandeling daarvan zorgvuldig. Deze gegevens worden vertrouwelijk behandeld en na vijf jaar vernietigd.

Vertrouwelijkheid en onafhankelijkheid

Een klacht kan een persoonlijke en gevoelige kwestie zijn. Daarom gaat de klachtencommissie zorgvuldig en vertrouwelijk om met alle informatie die zij in het kader van een klacht ontvangt.

De leden van de klachtencommissie zijn gebonden aan geheimhouding. Ook andere personen die vanwege de klachtenprocedure kennis krijgen van informatie of documenten zijn verplicht hier zorgvuldig mee om te gaan.

Wanneer een lid van de klachtencommissie betrokken is bij een situatie of wanneer er andere omstandigheden zijn waardoor de onpartijdigheid in het geding kan komen, neemt dit lid geen deel aan de behandeling van de betreffende klacht.

Daarnaast worden leden van de klachtencommissie door S.V. Gente niet benadeeld vanwege hun werkzaamheden binnen de klachtencommissie.

Jaarlijkse rapportage

De klachtencommissie houdt anoniem bij welke soorten klachten worden behandeld en hoe vaak dit gebeurt. Jaarlijks brengt de klachtencommissie hierover verslag uit aan het bestuur. Dit gebeurt zonder informatie waarmee individuele personen of specifieke klachten herkenbaar kunnen worden.

Contact

Wil je een klacht indienen, heb je vragen over de klachtenprocedure of wil je eerst bespreken wat je mogelijkheden zijn? Neem dan contact op met de klachtencommissie via Secretaris@maslowsv.nl.

Wil je liever eerst vertrouwelijk met iemand praten zonder direct een klacht in te dienen? Dan kun je terecht bij de vertrouwenscontactpersonen van S.V. Gente.